INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”), e della Legge n. 132/2025 in materia di Intelligenza Artificiale.

1. Premessa

L’attività di amministrazione condominiale e gestione immobiliare svolta da INSULA S.R.L. – marchio “VaSICURO” comporta la necessità di trattare dati personali dei condomini, fornitori, collaboratori e soggetti terzi. Il trattamento dei dati è effettuato nel pieno rispetto della normativa europea e nazionale sulla protezione dei dati personali.

2. Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è INSULA S.R.L. – marchio “VaSICURO”, con sede in Via Mentana, 28 – 20900 Monza (MB).
Referente privacy: Dott. Antonio Vasicuro.
Email: amministrazione@vasicuro.it – Sito: www.vasicuro.it

3. Fonti normative di riferimento

Il trattamento dei dati è conforme al Regolamento (UE) 2016/679, al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, alle Linee Guida del Garante Privacy 2022, alla Direttiva ePrivacy e alla Legge n. 132/2025 sull’uso dell’intelligenza artificiale.

4. Categorie di dati trattati

• Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail, codice fiscale, dati catastali);
• Dati economici e bancari (IBAN, dati di pagamento, quote condominiali, fatture);
• Dati tecnici e catastali (identificativi immobiliari, planimetrie, documentazione tecnica);
• Dati di navigazione raccolti tramite il sito web (indirizzi IP, log, cookie);
• Immagini di videosorveglianza per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio;
• Dati di corrispondenza (richieste, PEC, comunicazioni via e-mail o cartacee).

5. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Gestione amministrativa, contabile e fiscale dei condomìni e degli immobili;
• Adempimento di obblighi contrattuali e di legge connessi al mandato di amministrazione condominiale;
• Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e consulenti incaricati dal condominio;
• Convocazione assemblee, redazione verbali, invio comunicazioni e rendiconti;
• Tutela dei diritti in sede giudiziaria e gestione di eventuali contenziosi condominiali;
• Gestione della sicurezza degli edifici, anche tramite sistemi di videosorveglianza;
• Gestione del sito web e dei moduli di contatto online;
• Uso di sistemi informatici e strumenti di intelligenza artificiale per supporto tecnico e documentale.

6. Base giuridica del trattamento

Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di obblighi contrattuali (art. 6, par.1, lett. b, GDPR);
• Adempimento di obblighi legali (art. 6, par.1, lett. c, GDPR);
• Legittimo interesse del titolare (art. 6, par.1, lett. f, GDPR);
• Consenso espresso dell’interessato nei casi richiesti (art. 6, par.1, lett. a, GDPR).

7. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati è necessario per la corretta esecuzione del mandato di amministrazione condominiale. Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di adempiere agli obblighi contrattuali o di legge.

8. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento avviene in forma manuale e informatica, mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza, la riservatezza e l’integrità dei dati, nel rispetto dell’art. 32 GDPR. Sono adottate misure tecniche e organizzative volte a prevenire perdita, accessi non autorizzati o uso improprio.

9. Videosorveglianza

Nei condomìni o immobili gestiti, i sistemi di videosorveglianza sono installati nel rispetto delle linee guida del Garante Privacy (Provv. 8 aprile 2010 e successivi aggiornamenti). Le immagini sono conservate per un periodo non superiore a 72 ore, salvo proroghe in caso di esigenze di sicurezza o indagini.

10. Uso di strumenti di Intelligenza Artificiale (AI)

Ai sensi dell’art. 13 della Legge n. 132/2025, si informa che INSULA S.R.L. – marchio “VaSICURO” può utilizzare, a fini di supporto professionale, sistemi di intelligenza artificiale e di elaborazione automatizzata del linguaggio, esclusivamente per ottimizzare attività di ricerca documentale, redazione testi, gestione contabile e amministrativa. In ogni caso, le decisioni e le responsabilità restano esclusivamente in capo all’amministratore. Nessun dato sensibile o giudiziario viene comunicato a piattaforme non conformi agli standard di sicurezza europei.

11. Destinatari e comunicazione dei dati

I dati potranno essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, a:

• Condomini, in quanto aventi diritto di accesso ai documenti condominiali;
• Fornitori di servizi, imprese di manutenzione, consulenti legali, fiscali e tecnici;
• Istituti bancari e assicurativi;
• Pubbliche Amministrazioni e autorità competenti;
• Nuovo amministratore, in caso di cessazione o sostituzione;
• Soggetti terzi autorizzati ai sensi di legge.

12. Diffusione e trasferimento dei dati

I dati non saranno diffusi pubblicamente. Eventuali trasferimenti verso Paesi extra-UE avverranno solo verso destinatari che garantiscano un livello di protezione adeguato (decisioni di adeguatezza UE o clausole contrattuali standard).

13. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti e comunque per i periodi previsti dalla legge:

• Documentazione contabile e fiscale: 10 anni;
• Documenti condominiali: 10 anni ex art. 1130-bis c.c.;
• Immagini videosorveglianza: max 72 ore;
• Dati di navigazione: pochi giorni fino a 12 mesi;
• Dati per newsletter o contatti: fino a revoca del consenso.

14. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

• Accesso ai dati personali;
• Rettifica o aggiornamento;
• Cancellazione (“diritto all’oblio”);
• Limitazione o opposizione al trattamento;
• Portabilità dei dati;
• Revoca del consenso;
• Reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

15. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito www.vasicuro.it utilizza cookie tecnici, analitici e di terze parti per migliorare la navigazione, analizzare il traffico e fornire funzionalità esterne. Gli utenti possono accettare, rifiutare o gestire i cookie tramite l’apposito banner o le impostazioni del browser. Per maggiori informazioni consultare la Cookie Policy dedicata.

16. Misure di sicurezza

INSULA S.R.L. adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati, tra cui backup periodici, autenticazione a più fattori, cifratura, protocolli SSL/TLS e formazione del personale.

17. Aggiornamenti e modifiche

La presente informativa può essere modificata o aggiornata in qualsiasi momento. Le versioni aggiornate saranno pubblicate sul sito www.vasicuro.it/privacy.html.

18. Data di ultimo aggiornamento

Monza, ottobre 2025